先来看一下废品处理发现问题的3家企业事例。第1家企业是生产五金制品的民营企业,刚进入五金行业时,由于市场竞争对手少、竞争环境相对宽松、利润率高,企业在规范化、标准化管理方面做得远远不够。如报废品的处理,由企业老板的一名亲戚负责物料的报废和处理,货款只是象征性地交一些给公司。随着市场的变化,市场竞争的加剧,竞争进入白热化,该企业利润率急剧下降,整体处于亏损状态,企业老板整天为此急得团团转,
而其他人并不急他所急。在一次报废物料被盗事件的调查中,总经办人员意外发现公司的废料报废、变卖存在问题。总经办人员向企业老板汇报后,经过充分授权,总经办人员突破层层阻力,对所有废料废品的出售进行了彻查,彻查结果令人震惊:废料管理一些环节严重“腐败”,负责执行及负责监督的管理人员每月共同变卖废料“获利”,公司每年因此直接经济损失100万元以上。
第2家企业是一家大型企业,2015年的一天下午,该企业的管理人员在公司领导的秘密指示下,迅速拦截了一辆即将出门放行的收废品车辆,车上装满了刚刚在仓库出售的废品。经过称重、核对相关单据后发现,多种废品出售重量与实际不符,如称重是600多公斤的废铜按200公斤铁被出售,称重是500多公斤的废铝按100公斤铁被出售。经核算,这一车废品出售总体损失大于5万元,企业管理人员请示公司领导后报警处理。事后调查结果显示,收废品的公司与仓库人员相互“合作”,通过更换废品种类、以多计少等方式获取不正当利益近70万元,时间达半年以上。
第3家企业是一家中型企业,2009年,该企业经过大数据排查发现产出报废品在数量没有大规模减少、报废品出售单价变化不大的情况下,报废品出售回收的金额越来越少,有些月份废品收入仅是正常月份收入的20%左右。企业总经理接到汇报后,参与了此事的调查。在经过核对入库单据、实际称重、层层询问的基础上,调查了参与废品出售的相关人员,问题很快锁定在一名仓库人员身上。经与仓库人员、废品收购商单独问询,在证据确凿和强大的心理压力下,他们承认了“操作”的过程。他们通过故意混淆分类、以好充次、以次充废、以多计少等方式获取不正当利益60多万元,时间达1年以上。
这3家企业发现废品管理问题后,都在第一时间修订了报废处理流程,调整了相关管理人员的工作岗位。这一点在企业里容易出现问题,【智风绩效】辅导总结了以下报废品管理的主要方法及注意事项:
(1)针对废品的申请、判定、收购商的联系、报价、核价、过磅、收款、入账、审计、稽核等环节,分解到不同的部门和责任人。使用部门或仓库负责报废的申请,工程部、品质部负责报废的判定,采购部负责收购商的联系、报价,财务部负责核价、收款、入账,仓库人员、行政人员、财务人员共同负责称重,门卫负责检查放行,规范数据报表,接受全员监督。第1家企业在实施这些管理措施后,第1个月就增收9万多元。依报废单据为例,一家企业将《报废单》重新进行修订,并将《报废单》汇总为《报废清单》,也取得了良好的控制效果, 这些企业在处理完事件后,都聘请了律师到企业对各组管理人员进行了相关的法律教育。
(2)在完善流程的基础上,关注具体执行动作、监督动作。比如对磅秤的定期校准、对废品的详细归类管理,某企业的管理人员在出售废铁时发现,收购商空车称重时,车辆上200多公斤的大水箱装满了水,在装废品时趁人不注意就把水箱里的水放掉,到计价称重时便可以获得重量差。这一问题被管制后,采购部再次联系各收购商来收废品,愿意到企业交涉、议价的收购商减少了一大半。
(3)第三家企业根据大数据来判断问题的方法值得借鉴。针对物料类报废,企业可以根据生产总产量、总入库数量、成品合格率、报废率,结合报废品重量、报废品市场价格,每月进行对比即可发现问题,也可以用目标成本来判断并检视报废品的变化。
(4)回收二次加工的方法。有的企业边角料、尾料、废料、废品较多,企业采购人员、财务人员和主要供应商达成价格共识,对这些废品废料进行回收并进行二次加工,供应商收取一定的加工费。
(5)在人员方面,一视同仁,严格管理。企业老板不能抱着“肥水不流外人田”的思路,对废品处理采取“睁一只眼闭一只眼”的态度,即使负责人是“关系户”,也应该把数量、重量、金额计算清楚,防止有人从中“浑水摸鱼”。
(6)在称重出售时,需要三方共同参与。对参与的具体人员安排轮值,并指定相关人员定期抽查废品管理过程。