某家企业进行,业务部李经理找到咨询老师帮忙,称订单评审大家都在“踢皮球”。业务助理在找各部门评审订单时(附有图纸)遇到了问题,找到工程部门,工程部门的人回复称订单评审要找PMC部;
PMC部的人员回复称去找采购员;采购员回复称已经把价格给财务部了,这不关他的事,要找工程部、财务部。业务助理白跑了一圈后,只好上报李经理。听完李经理的讲述后,【智风绩效】老师要求他立即通知上述部门责任人开会,通知总经理参加会议。在会议上了解到,本次订单评审的产品不是公司生产的产品,而是一家大客户额外需求的一块压克力板,需要评审价格、生产方式(外购或自制)、交期。工程部的理由是:价格有了,直接找PMC部就能回复生产方式、交期。PMC部的理由是:这个零件看起来是外面买的,应该找采购员,他们最清楚。采购员的理由是:这个零件我根本不认识,该怎么回复?经过半个小时的争论、疏导、询问,笔者还发现了两个问题:一个问题是,采购部受不了财务部会计的多次“纠缠”,凭自己的过往经验估计一个价格给会计,会计加上销售政策后就报给了业务员,业务员已经将价格报给了客户,而财务经理、业务经理、总经理还不知道。另一个问题是,外来的客户图纸没有受控。经过讨论,会议达成如下共识:
(1)解决问题是部门负责人的基本职责,再出现评审“踢皮球”问题将追究责任。
(2)部门负责人对本部门下属、其他部门下属均有教导正确做事方式的义务。
(3)业务部只与工程部、PMC部、财务部发生直接评审关系。
(4)财务部的价格评审、PMC部的交期评审都可以通过采购部找供应商实现,财务部必须取得供应商提供的《报价单》。
供应商报价不等于销售价格,供应商的交期不等于出货日期。
(5)业务部在以后遇到类似情况时,可以先找工程确认图纸状况,给出标准。
(6)本次评审工程部负主要责任,因之前未出现过,暂不追究责任,再次出现将追究工程经理的管理责任。
(7)采购部不得擅自估价,如果估价要与会计说清楚,否则估价后果自行承担(这个零件采购估价远低于市场价)。
(8)财务部监督不到位,没有正确依据市场价报价。
(9)财务部需采购部报价时可以开具《联络单》或发邮件。
(10)业务部重新与客户沟通报价问题。
会后,这次订单评审顺利完成,业务部积极行动,挽回了一笔损失。总之,订单评审是制造型企业管理一段绕不开的必经之路,订单评审所花的成本和代价是值得的。如果不愿意花成本进行有效的订单评审,那么到了实际生产阶段仍然会走回头路,这些成本会花更大的代价被找回,接着会产生更多的边际成本。